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Facturas electrónicas: así transforman a las empresas

La implementación de este documento digital será obligatoria desde el próximo año en el país.

Facturas electrónicas: así transforman a las empresas

El primero de enero del próximo año será obligatorio en Colombia el uso de la facturación electrónica.

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123rf

Por: Economía y Negocios
28 de octubre 2018 , 11:30 a.m.

Desde el próximo año la factura electrónica se masificará de forma definitiva en el país, cuando las empresas que declaran IVA e Impoconsumo deban utilizar este sistema, como quedó estipulado en el decreto 2242 de 2015. A pesar de que esto ha implicado un desafío para los industriales de Colombia, al mismo tiempo va logrando un proceso de innovación en las compañías.

Las empresas han realizado una apropiación tecnológica aplicando herramientas como inteligencia artificial, big data y analytics para manejar los datos y modelos de negocio. Esto le permite, por ejemplo al sector del comercio, agilidad en sus actividades comerciales teniendo acceso a liquidez y un manejo más robusto y preciso de los datos.

La implementación de esta factura electrónica cuenta con total validez para la Dian, esta se recibe por internet y tiene la ventaja de poder prevalecer de forma digital a la vez que proporciona un acceso fácil y cómodo para las personas.

Pero de las cosas que permite la facturación electrónica a las empresas, uno de los puntos por destacar es una mejora en la productividad puesto que obtienen mecanismos más eficientes para la regulación del mercado, saber dónde están los puntos fuertes de la compañía y una mayor claridad en materia de cifras: pueden saber con precisión quién está pagando, en tiempo real.

Un cambio de este nivel requiere que todas las personas en las diferentes áreas de las compañías se involucren para dar el siguiente paso, que en esta situación significa la innovación
que propicia la facturación electrónica, permitiendo a quienes componen la compañía capacitarse y renovar sus conocimientos y trabajo para brindar un mejor servicio a los clientes, quienes también se vuelven partícipes de esta nueva metodología.

La cantidad de conexiones informáticas que hacen realidad la factura electrónica desencadenará en un gigantesco ecosistema de EDI (Electronic Data Interchange), provocando que el país sea cada vez más digital. Estas conexiones electrónicas hacen que la industria se innove y obtenga exactitud en la comunicación entre empresas, departamentos de empresas y empresas con el Estado. Sin embargo, esto es solo el principio, el real potencial se deriva de la analítica.

Con la integración de la facturación electrónica a EDI y la consolidación de los datos transaccionales de miles de empresas, se libera un potencial de análisis de mercado en tiempo real y hasta de política pública. Esto impacta directamente en la competitividad de los diferentes sectores, de las empresas y del país, ya que lograr entender la dinámica transaccional en tiempo real permite tomar decisiones más rápidas y acertadas.

Además de las oportunidades de negocio en emisión y receptoría, la opción más importante se deriva de la eficiencia creada por la desmaterialización de todos los documentos asociados con transacciones comerciales. Esto crea nuevos ecosistemas y comunidades que pueden transar bienes y servicios de manera eficiente, pues la reducción en costos de transacción y agilidad da acceso a empresas más pequeñas.

La factura electrónica permite fortalecer el grado de formalidad dentro de las firmas dado que la posibilidad de tener las facturas en medio electrónico brinda un mayor grado de seguridad al manejo de la información de las entidades, pues esta no reposará en archivos de papel, sino en varias carpetas virtuales, las cuales tendrían un respaldo informático.

Complementando esto, el uso de este nuevo proceso electrónico se puede identificar como un mecanismo que fomenta la implementación de mejores prácticas ambientales por parte de las pequeñas y medianas empresas.

Formalidad y ambiente

Esta mayor formalidad y conciencia por el cuidado del medioambiente son condiciones necesarias para que las pymes colombianas puedan seguir las tendencias empresariales a nivel internacional (en Chile y México la factura electrónica ya es obligatoria para la mayoría de actividades empresariales) y tengan la posibilidad de incurrir en los mercados internacionales.

Las pymes deben ver la implementación de la factura electrónica como una herramienta que les permita reducir costos y que favorezca su adaptación en materia de formalización y cuidado del medioambiente a los estándares requeridos por los mercados internacionales. En este sentido, los dueños y gerentes de esta clase de empresas deben ver la oportunidad que pueda brindar para el crecimiento de las firmas el uso de la facturación electrónica.

Esta transformación también ha provocado que las empresas tengan un alivio en su bolsillo ya que permiten reducir costos ahorrando, principalmente, en intermediación. La comunicación directa que permite esta facturación con proveedores y mensajeros, entre otros, va agilizar todos los eslabones que existen dentro de las compañías, constituyendo otro punto clave de innovación en este campo con transferencias de información ágiles.

Los contribuyentes pueden facturar electrónicamente de manera directa ya sea desarrollando su propio software, adquiriéndolo o arrendándolo, según la Dian. Aunque uno de los retos para la implementación total de esta facturación la licitación de la Administración del Registro Único de Factura Electrónica para su circulación como título valor, a cargo del Ministerio de Comercio, lo cual no se ha hecho y complica la llegada de la facturación al país.

La Dian estableció la firma digital como mecanismo “que permite garantizar la integridad, autenticidad y no repudio de la factura electrónica”. Esto constituye otro de los pasos en lo que corresponde en innovación para las empresas y aunque la factura requiere cierta capacitación para las personas, en lo que respecta a las razones de diseño, habrá un formato estándar de generación de la factura.

Este diseño será el XML –formato que posee la información de la factura electrónica– que “para su construcción utiliza el estándar UBL V2.0, el cual es de uso obligatorio para quienes facturan electrónicamente”, según la propia Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Otros formatos estándar que tienen que ver con la facturación electrónica son las notas débito y crédito con las que se hacen ajustes a las facturas electrónicas que se emiten. Para estos casos existen formatos estándar y también son obligatorios. “Para aquellos adquirentes que no reciben el formato estándar electrónico de la factura se expedirá una representación gráfica que contiene elementos técnicos como un código QR”, detalla la entidad.

La tendencia en el mundo es que las diferentes empresas adhieran prácticas que las vuelvan más competitivas. Colombia no está posicionado, precisamente, como uno de los países a la vanguardia en el tema. Según el Grupo Seres, en Latinoamérica el país es de los que tiene una de los más bajos grados de implementación de este modelo, razón que detalla la necesidad de la reglamentación de esta factura.

Dian se replantea algunos aspectos

El director de la Dian, José Andrés Romero, aseguró que están en proceso de ajustar la factura electrónica, empezando porque a los grandes contribuyentes se les dará un nuevo plazo para empezar a facturar de esta forma hasta el primero de enero del 2019.

Romero añadió: “No queremos meter más grupos a facturar, porque queremos estar seguros de que la gente, cuando entre, no incurra en gastos muy altos, y que tengamos un software de talla internacional”. Para esto, se cerró el contrato con las firmas Gosocket y Microsoft, con el fin de hacer la factura en la nube y para que se tuvieran varias de las propiedades que hacían falta.

Así, el próximo año, la obligatoriedad se hará de forma gradual con los diferentes sectores, lo cual comenzaría a darse a partir del segundo trimestre, pero bajo el modelo nuevo. Es decir, no serán todos de una sola vez, con el fin de que, como dice el funcionario, “esta política sea todo un éxito y la gente crea en esto, con lo cual la primera tarea será que no le vean problemas desde el principio. Por ejemplo, el software actual no permite el factoring, y hay firmas que se financian así”.

ECONOMÍA Y NEGOCIOS@ELTIEMPO

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