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Para lograr una ejecución impecable

James Murphy es un personaje muy particular: es un piloto de aviones de combate de la Fuerza Aérea de Estados Unidos que ha escrito tres libros sobre temas gerenciales y ha dictado conferencias a más de un centenar de las 500 multinacionales más grandes del mundo. Murphy ha aprovechado su formación y experiencia como piloto para hacer interesantes analogías entre el combate aéreo y la gestión empresarial. Su más reciente libro -Flawless Execution, cuyo título se puede traducir al español como Ejecución Impecable, está lleno de recomendaciones prácticas, algunas de las cuales queremos resumir y comentar.

24 de enero 2007 , 12:00 a.m.

* La buena ejecución en última instancia está en manos de individuos, no de la organización. Pero su desempeño depende en buen grado de la calidad del apoyo del resto de los miembros de su equipo de trabajo. Y la sumatoria de la excelencia individual es la que hace que una empresa obtenga resultados sobresalientes.

* La clave del éxito en la ejecución reside en primer lugar, en el grado de compromiso que se tenga con el logro de los objetivos. Para un piloto de guerra la ejecución es un asunto de vida o muerte, por eso su desempeño tiene que ser impecable. Obviamente en el mundo de los negocios la situación no es tan extrema, pero de todos modos sí hace la diferencia que los ejecutivos tomen muy a pecho su misión.

* Otro aspecto vital es la buena planeación. Los planes son indispensables, no son un lujo ni pueden ser simplemente esbozos generales de lo que se quiere hacer. A mayor nivel de detalle, mayor probabilidad de éxito.

* Es indispensable aprender de los errores y los aciertos. Rara vez en las empresas se reflexiona con profundidad sobre lo que sucedió. Por lo tanto ese aprendizaje potencial no se irriga al resto de la organización. Así se pierden grandes oportunidades para acelerar y masificar el aprendizaje del resto de la compañía. Con lo cual se podrían mejorar las posibilidades de no repetir equivocaciones, y de replicar lo que se hizo bien.

* “Se puede tener la mejor capacidad de ejecución del mundo, pero si se ejecutan las acciones erróneas, sucederá un desastre”. Con esta advertencia el autor naturalmente recuerda que antes de la ejecución viene un asunto crucial: la definición de la estrategia. Esta a su vez parte de una visión del futuro y de la concreción de la misión de la firma. Es decir, la ejecución es la pieza esencial -donde se pasa de la teoría a la práctica– pero si todo el andamiaje conceptual de la empresa no es el adecuado, la buena ejecución tan sólo producirá velozmente una grave crisis (que puede incluso conducir a la desaparición del negocio).

* Los dos momentos críticos en la puesta en marcha de un plan de acción son su inicio y su remate. Es ahí donde se presentan los mayores riesgos de fracaso. Por lo tanto es cuando mayor atención se debe prestar al correcto funcionamiento de todo, es cuando los jefes deben estar más atentos a las necesidades de sus colaboradores, es cuando los controles debe ser más precisos y oportunos -para poder detectar fallas a tiempo y corregir lo que sea necesario. Hay que tener especial cuidado en la fase final, porque a esas alturas ya mucha gente está cansada o aburrida, no se tiene el mismo entusiasmo del comienzo, y la alta gerencia ya tiene la mira en otros proyectos.

* La flexibildad es una gran cualidad que deben desarrollar los buenos ejecutores. Porque los planes son tan sólo una intención que debe cambiarse para acomodarse a los imprevistos. Pero la flexibilidad no significa improvisar. En la medida de lo posible hay que diseñar planes de contingencia, respuestas a variaciones en las circunstancias. Para ello hay que construir diversos escenarios y simulaciones, y luego hay que crear planes de acción opcionales. O sea, la flexibilidad no implica simplemente abandonar el plan, sino pasar de un plan a otro plan. No siempre se pueden prever todas las posibles variaciones, pero sí se puede reducir significativamente la necesidad de improvisar al contar con varias alternativas de acción.

* Las comunicaciones claras y oportunas, las instrucciones precisas, y el seguimiento de cerca enriquecen la calidad de la ejecución. La información continua, detallada, relevante, permite maximizar las oportunidades y minimizar las amenazas. Nada peor para una persona o un equipo que recibir una directriz confusa y poco o nada de retroalimentación sobre su desempeño.

* Por último, destacamos las dos recomendaciones más importantes, a nuestro jucio: la necesidad de entrenar , entrenar y entrenar en las habilidades de ejecución; y la conveniencia de evitar la saturación de metas, tácticas y tareas -que complican la ejecución oportuna y sin sobresaltos de lo esencial.