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Acta debe contener lo que define la asamblea de copropietarios

Este es el alcance de este documento, al cual pueden acceder los propietarios.

¿Cómo garantizar que le paguen el arriendo?

En la asamblea de copropietarios se toman decisiones trascendentales relacionadas con el presupuesto.

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123RF

12 de enero 2018 , 08:28 p.m.

Comienza la cuenta regresiva para organizar la reunión más importante de los conjuntos y edificios sometidos al régimen de propiedad horizontal: la asamblea de copropietarios, en la cual se toman decisiones trascendentales relacionadas con el presupuesto, el mantenimiento del patrimonio y la convivencia, entre otros aspectos.

Aunque se realizan entre febrero y marzo, varios lectores quieren estar un paso adelante y preparados, y por eso han escrito con el fin de resolver algunas inquietudes relacionadas con el proceso.

Por ejemplo, el propietario de una casa perteneciente a un conjunto cerrado pregunta si las actas de la asamblea y del consejo de administración se deben registrar en alguna entidad pública o privada.

Además, quiere saber cuál es el procedimiento que se debe seguir, una vez elaboradas y firmadas por el presidente y el secretario de estos organismos de control.

Respuesta. La Ley 675 del 2001 no establece que las actas deban registrarse en ninguna entidad. Lo que sí se debe tener en cuenta es que la copia de esta, debidamente suscrita, será prueba suficiente de los hechos que consten en ella, mientras no se demuestre su falsedad.

Vale recordar que la única formalidad que exige la ley, luego de que el presidente y el secretario la firme, es que el administrador ponga a disposición de los dueños del edificio o conjunto copia completa del texto en el lugar determinado como sede de la administración, de lo cual deberá informar a cada uno de los propietarios.

Este requisito se cumplirá dentro de un lapso no superior a veinte días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión. Igualmente, el administrador debe entregar copia a quien la solicite; la misma ley dispone que en caso de que no se entregue el acta, el dueño de la unidad privada puede acudir al alcalde municipal o distrital, o su delegado, si el caso lo amerita, para que ordene que se la dé. La desobediencia de esta disposición consagrada en la normatividad vigente acarreará sanción policiva.

Verificación del acta

Otra persona que fue nombrada en la comisión verificadora del acta de la asamblea pregunta: “¿Cuál es el alcance de la función y la responsabilidad de los propietarios designados, frente a ilegalidades en que incurra este ente de control?”.

Respuesta. Si bien es cierto que la Ley 675 del 2001 prevé que la asamblea de propietarios puede nombrar algunos de sus miembros para verificar la redacción del acta, también hay que tener en cuenta que estos se deben limitar a establecer si el contenido del documento corresponde a lo sucedido en la reunión.

Además, es importante tener claro que las personas encargadas de verificar las actas carecen de la facultad de aprobar las decisiones tomadas por la asamblea. Igualmente, la ley advierte que tampoco tienen el control en la legalidad de las decisiones tomadas.

En caso de que existan dudas e inconvenientes al respecto, establece que se puede optar por la impugnación ante el juez. En caso de que encuentre que el acta y lo ocurrido en la asamblea no coincide, se debe dejar constancia en el documento citado.

Incumplimiento en el pago de las cuotas

Algunos propietarios no pagaron sus obligaciones mensuales mientras tenían una administración provisional, alegando que no habían firmado la escritura o que no tenían el certificado de libertad, a pesar de haber recibido el inmueble. Una vez se nombró la administración definitiva, la constructora que manejaba los dineros provisionalmente le transfirió la contabilidad a esta e hizo el cruce de cuentas. “¿Cómo se cobran estos dineros?”, preguntan los propietarios, que aducen deberle a la constructora y no a la administración.

Respuesta. El dueño inicial puede asumir la administración provisional y esto incluye el cobro de expensas comunes. Sus funciones las ejerce en representación de la persona jurídica, la cual nace cuando se registra la escritura de constitución de este régimen en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Así, una vez construidas y enajenadas las unidades privadas que representan al menos el 51 por ciento de los coeficientes, cesa la gestión del dueño inicial; luego, la asamblea debe reunirse y nombrar al administrador. Considero, que los dueños que no pagaron las cuotas le adeudan a la copropiedad y no a la constructora.

NORA PABÓN GÓMEZ
Especial para EL TIEMPO
Twitter: @norapabong

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