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Las implicaciones en torno al nuevo formato de facturas electrónicas

Reta a las compañías a una  revisión de procesos para transformarlos acorde con la legislación.

Facturación electrónica

El uso de este tipo de factura permite conocer su autenticidad y tenedor legítimo, así como mejora la competitividad del país.

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123RF

22 de abril 2018 , 10:00 p.m.

Son varios los desafíos que tiene para el país la implementación de la facturación electrónica como única forma de registro contable. El más relevante, quizás, es el de la cultura empresarial para acoplarse a la era digital.

Precisamente Alberto Redondo, director de ‘marketing’ de Seres para Iberia y Latam, al respecto señala: “Existen dos desafíos fundamentales en la implantación de la factura electrónica (FE). El que se puede considerar esencial es el conocimiento, lo que podríamos llamar la ‘cultura empresarial’ para la era digital. El otro factor es el tiempo, en todos los procesos de implantación generalizada es necesario un período de maduración del proceso que se verá reducido o alargado en función de la actitud de las empresas”.

La combinación de los dos aspectos da lugar a que cuanto mayor interés y conocimiento haya en las compañías, menor tiempo se tardará en tener una situación generalizada y que todas las organizaciones reciban el mayor beneficio de la implantación.

“Con base en la experiencia de Seres, las empresas que han aprovechado la puesta en marcha de la facturación electrónica para establecer una ‘estrategia digital’ en su forma de hacer negocios, son las primeras que se incorporan y obtienen mejores resultados de lo que llamamos la ‘Comunidad Digital’, estableciendo este modelo como un proyecto de su estrategia y apoyándose en un tercero de confianza que acompañe en la transición de papel al documento electrónico”, observa Redondo.

Lo cierto es que el uso de este tipo de factura mejora la competitividad de Colombia, toda vez que propicia condiciones de interoperabilidad entre los obligados a facturar y los adquirentes, permite la trazabilidad de las facturas, conocer su autenticidad y tenedor legítimo. Victoria Eugenia Virviescas, presidente ejecutiva de la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico, dice: “La entrada de la facturación electrónica implica que las compañías tendrán que revisar sus procesos internos para transformarlos acorde con la legislación y la tecnología, tanto para la emisión como la recepción de facturas”.

Se tendrá un control estricto de la línea de tiempo, secuencia y numeración, lo cual implica que sus procesos deben ser siempre exactos para poder cumplir la ley. Se requiere que las entidades tengan la información de clientes y proveedores actualizada.

Para tener presente

Los contribuyentes obligados a facturar deberán hacer unos cambios a la forma como venían realizando esta operación. “Hoy existen prácticas comerciales y contables que tendrán que ser modificadas o eliminadas. Como por ejemplo, se deberá que hacer una nota crédito cada vez que se requiera hacer una anulación de una factura y enviarla a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), no se podrá facturar extemporáneamente, se tendrá que implementar acuse de recibo electrónico que asegure que se acepte o rechace la factura a más tardar a los 3 días hábiles de haberla recibido”, anota Virviescas.

No se podrá facturar extemporáneamente, se tendrá que implementar acuse de recibo electrónico que asegure que se acepte o rechace la factura a más tardar a los 3 días hábiles de haberla recibido

Del mismo modo, muchos controles tendrán que ser previos para poder hacer más eficientes todos los procesos de recepción, porque, entre otras cosas, son más complejos que los de emisión.

“Un aspecto clave que deben tener presente los empresarios, es que la facturación electrónica es diferente a la facturación por computador; existe en el mercado compañías especializadas en proveer este servicio y se identifican como proveedores tecnológicos, los cuales podrán ser contratados por las empresas obligadas a facturar”, observa Virviescas.

El impacto a las Mipymes

Horacio Ayala Vela, exdirector de la Dian, observa que: “La FE constituye un instrumento valioso para el control de la evasión. Además, responde a la tendencia de tecnificar y simplificar los mecanismos para hacer negocios. En materia contable, en mi criterio hace un poco más complejos los mecanismos para evidenciar las pruebas, en los procesos donde son requeridas”.

Sin embargo anota, que este instrumento digital no llena el vacío existente en materia de simplificación de los trámites administrativos para las pequeñas y medianas empresas, que se han visto afectadas, incluso en sus costos, con la exigencia de aplicar en forma íntegra las extensas y complejas normas contables internacionales.

“Si los sistemas contables no se simplifican para las pymes, siguiendo el ejemplo de la Unión Europea, la factura electrónica podría convertirse en una traba adicional en la búsqueda de la formalización de los negocios”, advierte Ayala.

Jorge Soto, CEO de Alegra.com, ve también que los grandes desafíos para el país se enfocan en el sector de las Mipymes, que representan la mayoría de las empresas colombianas, y son las más impactadas por el nuevo modelo.

“Ya que la migración de la factura física a la electrónica implicará un cambio de pensamiento para este renglón empresarial, que ha convivido la mayor parte de su experiencia entre papeles y escritos a mano. Esta será una oportunidad de adoptar la tecnología experimentando sus beneficios en la práctica laboral y personal”, señala Soto.

Soto anota también que “si bien la brecha digital en el país a nivel usuario no es tan amplia como en otros países de la región, en el sector empresarial si es muy significativa. En este sentido, la obligatoriedad en el uso de la FE será un disparador para la transformación digital de las pequeñas empresas, toda vez que las obligará a incorporar herramientas tecnológicas a sus procesos administrativos y abrirá el camino para la adopción de soluciones tecnológicas que mejoren su competitividad y productividad”.

Una apuesta por el desarrollo

Este nuevo sistema se ha consolidado con éxito en el comercio de distintos países de Europa y Latinoamérica, de ahí que se hable del gran paso que dio el país con su implementación obligatoria, teniendo en cuenta que el uso voluntario de la FE no logró masificarse.

Blanca Cabrera Quiñones, vicepresidente ejecutiva de Transfiriendo, asegura que ponerse al mismo nivel de otros países es lo que requiere el comercio internacional. “Otro beneficio importante de la FE es el control fiscal, fundamental para el flujo de información y las prácticas de evasión que han venido existiendo. Ello permitiría mayor generación de empleo y, como consecuencia, impulsar el desarrollo del país”, agrega Cabrera.

Los tres actores y sus retos

La Dian tiene el desafío de masificar la FE sin poner en riesgo la operación de las empresas, por lo que debe prepararse tecnológica y operativamente para soportar a enero de 2019, más de 450.000 empresas que estarán obligadas a adoptar la factura electrónica y brindar la tranquilidad.

Las empresas deben adaptar algunos procesos de negocio y hacer de la FE una estrategia para mejorar su negocio y la relación con los socios comerciales. De igual forma, no deben caer en el error de la resistencia al cambio y por el contrario capitalizar el esfuerzo e inversión que deberán hacer para cumplir con el país, que a mediano plazo traerá grandes beneficios para todos.

El compromiso y aporte al éxito de la FE será fundamental de parte de los proveedores tecnológicos, ya que son quienes dan el respaldo, la confianza y finalmente brindan tranquilidad para que el sector empresarial colombiano transite sin mayores tropiezos el camino hacia este modelo.

“Invitamos a que las empresas lo vean no como exigencia, sino como beneficio. En muchos casos, pueden dar el primer paso de transformación digital”, puntualiza Blanca Cabrera, vicepresidente de Transfiriendo.

EL TIEMPO

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